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【工作动态】深入开展专项检查 不断提高管理水平
2021-10-29
       为进一步提高集团合同档案规范化管理水平,确保档案安全利用,法务部于2021年10月18日至25日,通过走访调查和实地抽查的方式,按照收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计和利用八个流程对各公司法务制度建设、合同类档案资料、配套附件、补充协议、“一案一卷”编号整理、台账建立等归档情况进行了专项检查,进一步掌握相关数据信息,查找存在不足,解决法务管理突出问题。
       通过检查,合同档案管理总体情况较往年进步明显,各公司登记备案及时,整理比较规范、相关制度规定和办法落实严格。管理较好的单位是汽车事业部、成功煤炭、联盛公司,还有个别公司存在差距需要持续完善。
       一、检查的主要特征
       一是领导高度重视,法务人员认真负责,态度积极主动,管理及时到位。
       二是审批签字流程规范全面,从经办人到内容信息填写、逐级请示报告、转发存档,再到归档备份。
       三是积存过往合同档案因时间久远、数量庞大,多处于无序存放状态,多数单位及时规范整理完成编号归档,个别公司有待提高,仅能实现“分散管理、有效利用”。
       四是合同存档资料借阅、复印、使用由负责保管的领导签字后方可,归口部门移交存档登记,办理移交手续,风险合同签订履行情况掌握及时清楚。
        二、存在的个性问题
       一是个别单位合同档案管理未能采用科学规范的分类保管方法,对高风险合同、纠纷争议合同、诉讼或待执行中合同等未进行明显区分。
       二是合同编号章使用管理不够严格,存在登记不够及时、无使用部门签字、内容要素登记不全、个别未盖章或编号登记不全。
       三是2020年度部分合同材料未及时移交存档登记,存在缺少卷内目录、未按照统一编号填写、目录编号与实际内容不符等问题。
       四是2021年度合同档案整理不够及时,一案一卷相关资料不够全面。
        三、下一步改进措施
       一是加强合同档案管理制度化、规范化,确保合同档案管理扎实管控,确保公司合法权益,防控经营风险。
       二是及时收集整理风险合同档案,定期进行监督评审,确保风险隐患排查发现及时,防控处理及时。
       三是在“一案一卷”的基础上,对所涉资料及时规范整理,确保有理有据、证据完整,定期组织交流与汇总,力求当期事当期毕。
       四是严格落实合同管理内控制度,加强对重大项目合同事前论证、合同签订跟踪、执行过程监督管控、后续事项处理等环节的工作力度,确保严格按照流程推进工作落实。
       合同是公司对外沟通的桥梁,是企业经营发展的命脉。合同管理无小事,事事关系到企业的创新发展、经营成败,必须要高度重视,做到全过程、全系统、动态跟踪管理,以合同文本、合同审批、合同执行、财务管理、法务防范、预警提示为核心,建立起全面可持续、统一规范的管理,助力集团公司创新发展。
 

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